Facturación ¡Me olvido del papel!

Algunos proveedores y clientes le han comentado la posibilidad de documentar sus relaciones comerciales mediante una factura electrónica. ¿Qué debe hacer para emitir estas facturas?

Si tiene firma electrónica, utilice la factura electrónica a través del programa facilitado por la Administración. Reducirá sus costes administrativos y mejorará la eficiencia de su empresa.

Últimamente más de un proveedor y de un cliente le han comentado la posibilidad de utilizar facturas electrónicas. No piense que la remisión o recepción de facturas por e-mail ya supone una facturación electrónica. Deben cumplirse unos requisitos respecto a la autenticidad de su origen –quién la envía– y la integridad de su contenido –que no ha sufrido modificaciones–.

Para garantizar ambos requisitos debe disponer de una firma electrónica avanzada. Siga el siguiente proceso:

• Firma electrónica. Si su empresa no dispone de firma electrónica, obtengala dirigiendose a la web de la Fabrica Nacional de Moneda y timbre www.fnmt.es.

• Sistema de facturación. Conéctese a la página web www.facturae.es, y descargese el software de Gestión de facturación electrónica. Sepa que puede utilizar cualquier sistema de facturación, pero éste es el que utiliza Hacienda en sus relaciones con los proveedores, y la descarga es gratuita.

• Emita la factura. Abra el programa instalado en su ordenador y elija la pestaña "Emitidas" que le aparecerá en la parte superior izquierda de la pantalla. A continuación seleccione la pestaña "Generar factura", rellene los campos necesarios para documentar la transacción y finalmente pulse "Firmar y emitir". Como ve, la factura electrónica reúne los mismos requisitos que una factura en papel, con la diferencia de que se genera por ordenador, tiene formato electrónico y se envía por medios telemáticos.

Durante cuatro años tanto usted como sus clientes deberán conservar el fichero y el programa que permita ver la factura; para cumplir con sus obligaciones legales no hace falta que imprima la factura.  De esta manera se asegura que Hacienda, en caso de inspección, acceda a las facturas sin una demora injustificada.

También puede convertir a formato electrónico aquellas facturas originales recibidas en soporte papel. No obstante, no es tan sencillo como escanear los documentos, sino que es necesario un programa de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. En la página web de Hacienda –www.aeat.es– puede encontrar las empresas homologadas con programas de digitalización certificada.

Las principales ventajas que obtendrá al haber modernizado su proceso de facturación y conservación de documentos son, entre otras, el ahorro de los costes relacionados con el envío de las facturas y la optimización del espacio destinado al archivo. El uso de la factura electrónica será obligatorio para facturar a las administraciones públicas, por lo que conviene ir familiarizándose con estos sistemas de facturación.

A ésto hay que añadir las novedades que va a traer consigo la aprobación de un nuevo Reglamento de Facturas que ha de aprobarse antes de fin de año, ya que su entrada en vigor se tiene que producir como máximo el 1 de enero próximo; un reglamento que introduce importantes novedades, como la supresión de los tiques, la creación de la nueva factura simplificada, o el establecimiento de un nuevo supuesto de factura electrónica más simplificada que va a permitir a las pymes y micropymes poder poner en marcha por fin esta valiosa herramienta financiera.