Desde el 1 de enero de 2013 se han flexibilizado los requisitos para poder facturar electrónicamente. Aprovéchese de este cambio que le permitirá disminuir considerablemente sus costes administrativos y de facturación...
Como usted ya sabe, las empresas pueden expedir sus facturas tanto en papel como en formato electrónico. No obstante, hasta ahora esta última vía era poco empleada, debido a los complejos requisitos que se exigían y a la necesidad de disponer de un software específico. Pues bien, desde el 1 de enero de 2013 estos requisitos se han flexibilizado, por lo que ahora su empresa lo tendrá más fácil para emitir sus facturas por vía electrónica.
Requisitos legales
Para que una factura electrónica sea válida (y equivalente a una emitida en papel) debe cumplir los siguientes requisitos:
- Contener los datos mínimos que se exige a cualquier factura: número, fecha de expedición, NIF de emisor y receptor, etc.
- Que el destinatario le haya dado su consentimiento para que le remita facturas electrónicas. Antes de empezar a facturar electrónicamente a un cliente, es recomendable obtener primero su autorización por escrito.
- Que el sistema empleado para generar y remitir dicha factura garantice la autenticidad de su origen (quién es su emisor), así como la integridad de su contenido (es decir, que el mismo no ha sido modificado).
Hasta ahora, este último requisito sólo se entendía cumplido cuando se utilizaban determinados medios de generación y envío de las facturas electrónicas (firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos EDI, o mediante un sistema similar previamente autorizado por Hacienda). Pues bien, ahora la ley se ha flexibilizado, por lo que también acepta que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas se demuestre por cualquier otro medio de prueba y, en particular, por medio de los controles de gestión internos utilizados en la actividad de la empresa en cuestión.
Flexibilización
A partir de ahora, por tanto, será suficiente con que aplique a sus facturas electrónicas un sistema de control similar al que utiliza con sus facturas en papel. De este modo, su empresa podrá facturar válidamente sus servicios y sus entregas de bienes:
- Generando sus facturas en cualquiera de los formatos que se utilizan habitualmente para generar documentos electrónicos (entre otros, edifact, xml, pdf, html, gif o jpg).
- Remitiéndolas posteriormente por correo electrónico o puesta a disposición de sus clientes en un sitio web para su descarga por el receptor.
Para reforzar la validez de la utilización de estos sistemas, es recomendable que en el documento de consentimiento expreso que haga firmar a sus clientes deje constancia de qué medios van a ser empleados para expedir y remitir las facturas electrónicas. De este modo, puede indicar que las facturas serán emitidas en formato pdf y remitidas por correo electrónico, indicando la dirección de correo desde la que se enviarán dichas facturas y la dirección electrónica en la que se recibirán.
Lógicamente, si es su empresa la que recibe las facturas por estos medios electrónicos y en estos formatos, podrá considerarlas válidas y deducir el IVA soportado.
Nueva ley de facturación
Ademas con la nueva ley sobre facturación se establecen unicamente dos tipos de facturas (desaparecen los tiques):
- Factura simplificada (sustituye a los tiques)
- Factura completa
Factura simplificada
Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:
- Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)
- Facturas rectificativas.
- Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
- Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):
- Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- - Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- - Aparcamiento de vehículos.
- - Servicios de videoclub.
- - Tintorerías y lavanderías.
- - Autopistas de peaje
No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:
- Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
- Ventas a distancia.
- Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
- Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
- Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
- Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:
- NIF del destinatario y domicilio.
- Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
Factura completa
Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa
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